Faktureringsprogram

Faktureringsprogram – det är viktigt att välja rätt fakturaprogram!

Som företagare är det viktigt att man har ordning på sin fakturering, därför måste man ha ett bra faktureringsprogram. Ett faktureringsprogram kan automatisera allt som är tidskrävande med själva faktureringsprocessen, alla fakturor, kunder och artiklar sparas t.ex. i en databas som gör att du har snabb och enkel åtkomst till allt som rör din fakturering. Att skapa en ny faktura görs med ett par musklick – det är bara att välja kund, artiklar till fakturaspecifikationen, förfallodatum och trycka på en musknapp så är fakturan klar.




Dessutom har faktureringsprogram ofta stöd för saker som automatiska betalningspåminnelser, betalningsadministration, rapporter och en rad andra användbara saker. Hur som helst behöver man nuförtiden ha ett faktureringsprogram för att effektivt kunna sköta den ekonomiska biten av sin verksamhet.

När man letar efter ett faktureringsprogram är det viktigt att man dels ser till att programmet har alla funktioner som man behöver använda, dels att det är användarvänligt (det finns tyvärr vissa faktureringsprogram som man nästan behöver gå kurser i för att förstå hur de fungerar), dels att det inte kostar skjortan (det finns program som kostar flera tusen i en engångskostnad och sedan flera tusen varje år bara för uppdateringar och liknande). Helst ska du kunna komma igång med din fakturering på en kvart, om inte kortare tid – allt bör gå smidigt och snabbt.

Ett mycket bra faktureringsprogram som är väldigt lättanvänd och lättförståeligt, men samtidigt har stöd för en rad avancerade funktioner, är Fakturabox som du hittar på www.faktura box.se  – testa gärna det, för användare som inte behöver skicka många fakturor är det faktiskt helt gratis!

Fakturalagen

Det finns regler och lagar som styr hur själva fakturan ska se ut. Följer man inte dessa regler kan det få stora konsekvenser i vissa fall. Tex om fakturan inte följer reglerna i momsskattelagen kan skatteverket neka kunden avdragsrätt för moms.  

Normalt ska en faktura innehålla följande uppgifter för att vara godkänd
 
  Fakturanummer

  Fakturadatum
 
 √  Namn och adress för kund och säljare

  Säljarens organisationsnummer och momsregistreringsnummer
 
  Belopp brutto och netto

  Vad fakturan avsér för tjänst/vara




Nya fakturalagen – lagändringar som genomförts för att få in EU:s direktiv om sena betalningar vid handelstransaktioner i svensk lagstiftning.

Den 16 mars 2013 beslutades i riksdagen om lagändringar för att motverka sena betalningar och långa betalningstider i näringslivet (även kallat ”nya fakturalagen”), som innebär att företag och myndigheter ska betala en fordran senast 30 dagar efter att den som har fakturerat har lämnat krav på betalning.

Myndigheter och andra offentliga organ får inte avtala om längre betalningstider, men mellan företag är det tillåtet om den som ska ha betalt uttryckligen har godkänt det. Vid sen betalning har mottagaren rätt till en förseningsersättning på 450 kronor.

Denna rätt kan inte avtalas bort om det inte finns särskilda skäl för det. Det går inte heller att avtala bort den lagstadgade rätten till dröjsmålsränta. Myndigheter och andra offentliga organ som betalar för sent ska betala minst den lagstadgade dröjsmålsräntan.

Lagändringarna innebär också att ersättningsbeloppen för inkassoåtgärder höjs.

Fakturamallar

Gratis fakturamallar. Nedan följer några utmärkta exempel på fakturamallar och förklaringar kring dessa. Fakturamallarna är kostnadsfria och öppnas som pdf eller excel och kan fyllas i och skrivas ut direkt från din dator.

Fakturamall PDF
Fakturamall pdf
Fakturamall i PDF-format som räknar ut Antal, Pris, Moms, Frakt och Totalsumma. Alldeles utmärkt för dig som skickar få fakturor. Fyll själv i uppgifter för fakturan som datum, pris spec etc och skriv ut.  Länken är från företagande.se

Fakturamall excel
Fakturamall excel
Fakturamall i XLT-format för att öppnas i excel. Räkna ut Antal, Pris, Moms, Frakt och Totalsumma. Alldeles utmärkt för dig som skickar få fakturor. Fyll själv i uppgifter för fakturan som datum, pris spec etc och skriv ut.  Länken är från Företagande.se

Gratis fakturamall – mer om gratis fakturamallar hittar du på Företagande.se här.




 

Fakturahantering

Fakturahantering är ett begrepp som används inom företag och gäller i första hand hanteringen av företagets utgående fakturor och fodringar. Att hantera fakturor innefattar många olika steg från allt från faktureringsprogram som elektronisk fakturahantering till hur man hanterar förfallna fakturor samt hur factoringsystem kan integreras i faktureringen m.m. För alla vill ju ha en så effektiv fakturahantering som möjligt och allra helst en automatiserad fakturahantering som kan spara både tid och pengar för företaget.

Mängder av program och system för fakturahantering – fakturahanteringssystem
Det finns idag mängder av programvara för fakturahantering. De mest använda systemen är SPCS för mindre företag samt Hogias program. Även molntjänster för fakturering växer allt mer. Ett vanligt sådant system är Visma och Fortknox lösningar för fakturahantering i molnet.




Fakturahanteringssystem – ett helhetstänkande
För att bygga ett smart, ekonomiskt och enkelt system för fakturahanteringen krävs erfarenhet om de olika lösningarna och hur de ska integreras i varandra. Ett billig system kan bli det dyraste om det är resurskrävande i form av arbetstimmar och inte fungerar tillräckligt enkelt. Det är viktigt att tala med olika proffs inom området och ta tid på sig att välja rätt system.

Faktureringsavgift

Vad är fakturaavgift faktureringsavgift

Vad är fakturaavgift?

Enligt lag får faktureringsavgift – eller fakturaavgift – tas ut om beställaren avtalat eller om information funnits/varit känd innan fodran uppstod. I de flesta fall slarvar leverantören med informationsplikten och faktureringsavgiften skulle i princip inte vara indrivningsbar om man tog den till domstol. Dock skriver många bolag avtal med kunder och där informeras ofta om att en faktueringsavgift ska tas ut. Om man som kund skriver på detta är man skyldig enligt avtalet att betala faktureringsavgiften. Dock finns det regler som reglerar vad en skälig faktureringsavgift är. Även om du ouppmärksamt avtalat att betala en oskäligt hög faktureringsavgift behöver du inte betala denna. Vad som är oskäligt bedöms av en tingsrätt när tvister uppstår mellan företag. Det är dock svårt att hävda att en avgift för fakturering på mer än 20-30 kr skulle vara skäligt/rimligt.

Övriga fakturaavgifter

Övriga avgifter som normalt förekommer på fakturor är;

Dröjsmålsränta
Dröjsmålsräntans räntesats är oftast Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter. Om man som säljare planerar att ta ut mer ska detta avtalats med kunden innan köp samt kunna styrkas av säljande parten.

Påminnelseavgift
Samma regler som för faktureringsavgiften ovan. Påminnelseavgifter får dock aldrig överstiga 60 kr.

Efter dessa avgifter kan ett flertal avgifter tillkomma om fakturan inte betalats och istället går vidare till inkasso. Några exempel på avgifter som kan tillkomma då är inkassoavgift, uppläggningsavgift och avgift för betalningsföreläggande.

Faktureringsmetoden

Faktureringmetoden är ett bokföringsmässigt begrepp.

Faktureringsmetoden eller kontantmetoden?

Faktureringsmetoden innebär kortfattat att du löpande bokför ditt företags fodringar och skulder. När betalning görs bokförs/minskas fodringar och skulder i samma grad. Ett annat sätt att uttrycka faktureringsmetoden är att säga att varje faktura bokförs vid två tillfällen. Dels när de uppstår – när fakturan utfärdas av leverantören – och sen när de betalas/upphör (när betalningen för fakturorna sker).

Faktureringsmetoden måste större företag använda sig av. Företag med mindre omsättning och enklare verksamhet brukar använda sig av bokslutsmetoden även kallat kontantmetoden.

Kontantmetoden innebär att fodringar och skulder enbart bokförs när de regleras, inte när de uppstår men vid bokslut måste samtliga fakturor som ännu inte betalats bokföras på ankomstdatum eller fakturadatum så att de hamnar på rätt räkenskapsår. Därför kallas kontantmetoden även för bokslutsmetoden.

Det finns möjlighet att när som helst, hos Skatteverket, förändra sin faktureringsmetod från kontantmetoden till faktureringsmetoden. Dock kan man inte gå tillbaka till kontantmetoden om man tidigare registrerat sig för faktureringsmetoden.




Factoring

Factoring är engelska och betyder fakturakredit. Men vad är factoring? Och finns det flera namn för samma sak, d v s flera olika namn för factoring?

Det finns det – factoring har en mängd synonyma benämningar såsom fakturabelåning och fakturaköp.

Factoring är en finansieringsform för företag, som innebär att företag säljer eller belånar sina fakturor hos finansbolag eller bank. Utöver företaget vanliga/normala sätt att finansiera sitt kassaflöde såsom sparkapital, krediter, lån m.m är nu factoring en allt vanligare metod att hantera ett företags löpande kassaflödesbehov.

När man använder sig av factoringmetoden för att låna pengar överlåter man helt eller delvis fodringar och fakturor till ett finansbolag/factoringbolag. Finansföretaget betalar ut större delen av din fodran direkt innan din faktura blivit betald. Ett lån uppstår med din fodran som säkerhet.

Factoringbolag tar betalt för sina tjänster genom ränta på det lån du fått och avgifter för påminnelse och fakturering till dina kunder. Dessutom tar de ofta en fast avgift på 1-3 % på det lånade fakturan, ofta utöver räntan.